Pareciera que estamos llegando a un punto de inflexión global en nuestra forma de vivir y relacionarnos. En Venezuela y en el resto del mundo se han cambiado patrones establecidos de modalidades y horarios para el trabajo, en la educación y los cuidados de salud entre otros. Ya los venezolanos por razones políticas, económicas y de protección ciudadana habían empezado a restringir su dinámica cotidiana y mobilidad tanto interna como externa. Ahora con la pandemia del COVID-19, otros países restringen accesos, aparte de que el transporte internacional en general ha tenido que hibernar, sin saber hasta cuando estas restricciones serán necesarias.
Ahora bien, a medida que esta situación se ha ido prolongando, personas, servicios, negocios y gobiernos están avizorando cambios que posiblemente llegaron para quedarse. Algunas restricciones afectan a muchos, pero también benefician a otros. Por ejemplo, en cierto tipo de trabajos que se pueden realizar desde la casa, los empleadores se han dado cuenta que la productividad se ha incrementado a la par de la satisfacción de un gran número de sus empleados. Esta mayor flexibilidad personal, al eliminar o minimizar los tiempos de mobilización en tráfico baja el estrés de estos trabajadores y han disminuido los índices de contaminación ambiental.
Con esta situación, los empleadores han comprobado que la productividad de sus empleados no está necesariamente condicionada a su asistencia al sitio de trabajo. También están evaluando ventajas económicas debido a la disminución los espacios de oficina necesarios sí estos empleados pudieran seguir trabajando parcial o totalmente desde sus casas. Podemos sopesar otros factores que entran en juego, por ejemplo: ¿Qué porcentaje de empleados realmente se beneficia de estar todo el tiempo en su casa, teniendo que delimitar los espacios para sus labores dentro de sus espacios hogareños? ¿Qué sucede con los empleados cuyas viviendas no tienen un espacio que pueda acomodarse como lugar un separado de trabajo?
Además, esta posible tendencia hacia la disminución en la demanda de espacios de oficina, impacta a su vez a otros sectores. No sólo el sector de bienes y raíces que maneja estas propiedades – muchas con altas rentas – se vería afectado, sino por ejemplo todos los servicios de consumo de los alrededores de estas oficinas, para almorzar o tomar café al inicio de la jornada o como pausa de trabajo, también se afectaran.
Otro aspecto a considerar es que los ingresos por impuestos de la municipalidad donde se encuentran estas oficinas disminuirían y en consecuencia bajaría su presupuesto para mantener los servicios de la ciudad requeridos por los ciudadanos.
Lo que deseo demostrar con este ejemplo simplificado es que es muy fácil caer en el pensamiento monocromático blanco-negro, quien gana-quien pierde. Cuando esta situación amaine, habrá una nueva normalidad. Seguramente no será la normalidad a la cual estábamos acostumbrados. Tendremos que idearla y construirla evitando estas soluciones simplistas, reduccionistas. Será necesario asumir una perspectiva más amplia y apreciar las concatenaciones de causas y efectos que cada decisión personal genera en lo colectivo. Cuando estamos bajo presión es difícil salir del microcosmos de la sobrevivencia (física y psicológica). Es necesario que cada quien construya una visión personal amplia y de múltiples colores que tenga un impacto fuera de nuestro microcosmos. ¿Qué puedo hacer yo para contribuir al beneficio de la mayoría? He allí el dilema y la orientación que nos debe guiar en estos tiempos brumosos donde quisiéramos tener respuestas rápidas y fáciles. Por ello es importante detenernos y conectarnos con nuestros valores profundos para actuar en coherencia con ellos. Nuestras decisiones personales contribuyen a este espectro social multicolor que es nuestra comunidad, país y mundo donde vivimos.
Si lo que tenemos son limones…
En estos tiempos, obligada a restringir totalmente mis interacciones sociales y personales, he tenido que pulir unas habilidades y aprender otras para conectarme con quienes aprecio y reinventar nuevas formas de trabajar vía web.
Así que decidí en esta segunda parte del artículo, compartir lo que he aprendido para manejarme en este nuevo escenario digital pensando que puede serles de utilidad. Estoy consciente de las dificultades de conexión digital que se sufre en Venezuela, sin embargo, siempre hay posibilidades de lograrlo, además de que estas sugerencias también les permitirán mejorar las comunicaciones en persona, en la medida en que puedan retomarse.
La comunicación virtual no es comparable a la experiencia humana en un encuentro frente a frente dentro de un contexto compartido. En estos tiempos de restricciones a los encuentros reales, tenemos que recurrir a las bondades de la tecnología para conectarnos, socializar y trabajar. Realizar una “reunión” a través de una pantalla de computadora, tableta o celular requiere de mayor atención de nuestra parte, sin duda alguna. Sólo estamos captando la cara de la persona y algo más, podemos ver sus expresiones, pero sus movimientos están limitados por la posición en que se encuentren en relación con el aparato que los conecta y el contexto común son las pantallas respectivas.
Nuestro reto está en reconocer las limitaciones de estos encuentros virtuales y buscar compensar creativamente la imagen que otros captan de nosotros a través de una pantalla. Por ello el subtítulo que inspiró este segmento “si lo que tenemos son limones… cómo hacer para convertirlos en limonada”. Mi propósito aquí es brindarles algunas sugerencias para mejorar esas comunicaciones, que por ahora sustentan nuestra principal forma de relacionarnos social y profesionalmente y que seguramente seguirán teniendo un papel preponderante en el futuro.
Debo aclarar que no soy una experta en tecnología digital y que tampoco ofrezco estas sugerencias para personas que desean hacer negocios por la web o dictar cursos. Voy a concentrarme en los aspectos básicos para facilitar este tipo de comunicación formal en el caso de reuniones profesionales o más informal cuando nos conectamos con familiares y amigos.
Tecnología: Existen en el mercado muchas aplicaciones con las cuales pueden hacer comunicaciones con video, desde su computadora, tableta o celular. Fácilmente se encuentran en la web, sitios en donde se comparan ventajas y precios de estas aplicaciones. Estas fluctúan entre las versiones gratis (con tiempo limitado para cada reunión virtual) y las que tienen un costo variable de acuerdo con el uso requerido: personal, profesional o corporativo. También algunas ofrecen planes para probar estas aplicaciones por un tiempo limitado sin costo alguno.
Tip #1: Familiarizarse con la aplicación que escoja. Después de decidir adoptar una de estas aplicaciones, es importante dedicarle un tiempo a estudiar sus funciones. Les recomiendo buscar en internet clases gratis que se ofrecen para cualquiera de estas aplicaciones y divertirse explorando lo que pueden hacer al conectarse. Es muy frustrante recibir una llamada de video que no fluya bien porque la persona quitó la cámara sin querer y luego no sabe como volverla a poner, igual con el audio u otra función. Igualmente, si es usted quien invita a otra persona menos informada, puede guiarla si tiene algún tropiezo para que pueda darse la reunión virtual.
Presentación: La informalidad es la etiqueta del día para presentarnos ante los demás al conectarnos desde nuestras casas. Sin embargo, es importante compensar la falta de los apretones de manos, palmadas o abrazos con otros gestos de aprecio por el interlocutor.
Tip #2: Cuidar como nos presentamos como muestra de respeto y aprecio por el otro. Aquí debemos considerar cuatro aspectos:
- Ambiente en donde vivimos. Si no se dispone de un estudio o lugar específico para trabajar, debemos cuidar lo que se vería en la pantalla detrás de nosotros; no queremos que se vean los platos sin lavar en la cocina, por ejemplo. Si la situación es muy crítica podemos recurrir a los telones digitales que ofrecen algunos programas y que en segundos no dejan ver lo que está detrás de nosotros. Utilizar auriculares con micrófono incorporado ayuda notablemente a potenciar la transmisión de la voz (especialmente en casos de baja conexión) y a minimizar los ruidos ambientales.
- Presentación personal. Es importante chequear previamente en donde vamos a conectarnos y tomarnos el tiempo para ajustar la altura de la computadora, tableta o celular buscando que la cámara esté a la altura de nuestra mirada al ver de frente. Debemos además chequear la separación entre nosotros y la cámara. Es importante estar a una distancia de aproximadamente 60 cm. de la cámara, para tener espacio suficiente para mover las manos y no estar pegados a la cámara. La mejor iluminación se logra recibiendo una luz frontal; si no es posible colocarse de frente a una ventana, colocar una lámpara delante de la persona. Estos detalles parecen innecesarios, pero hablar con alguien colocado a contraluz, sin poder distinguirle las facciones y expresiones dificulta la comunicación y es molesto al cabo de un rato. Y si no se tiene la cámara bien posicionada veremos más el techo de la habitación que el rostro de la persona.
Respecto a la indumentaria es preferible evitar rayas o colores estridentes, que distraen la vista. El blanco o el negro generan un autoajuste de la cámara, así que mejor evitar colores extremos. Ropa sencilla unicolor o estampados pequeños es lo aconsejable.
- Postura. Estar pendiente de la posición que tengamos durante la conversación. El estar erguidos, bien sea de pie o sentados, transmite un estado de ánimo positivo y deseo de atender plenamente a nuestro interlocutor. Si estamos encorvados o sosteniéndonos la cabeza con una mano comunicamos desgano o flojera. Si estamos cansados, mejor dejamos la llamada para otro momento o hacemos el esfuerzo de enderezarnos y seguramente se nos mejorará el ánimo con la conversación.
- Atención plena. En realidad, esto aplica a reuniones de todo tipo, pero para conversaciones o reuniones online es algo crítico. Recuerden que nos vemos en close-up y no tenemos otros atenuantes contextuales. Cuando estamos en un café y volteamos a ver si un mesonero nos atiende, debido a que la otra persona comparte este contexto acepta naturalmente nuestra desconexión momentánea.
En conclusión, es muy importante estar atentos y enfocarse en la conversación. Es tentador hacer otra cosa mientras hablamos (estando las manos fuera de cámara), al chequear el celular o comer enviamos un mensaje de indiferencia, aunque no sea nuestra intención. Si tenemos que hacerlo, advertirle a la otra persona. Trate de ver a la cámara cuando hable, recuerden que los demás perciben la dirección de nuestra mirada.
Reuniones: En el caso de reuniones de trabajo con varias personas que pudieran no ser de nuestra confianza, se enfatiza lo anterior y se añaden otros aspectos relativos a la planificación de la reunión e interacción entre los participantes, para propiciar reuniones productivas y gratas.
Tip #3: Practicar con las herramientas disponibles en la plataforma que se utilice.
- Antes de cada reunión es fundamental familiarizarse con las herramientas que seguramente se van a utilizar durante la misma, especialmente si es la primera vez que se utiliza. Probar la conexión de internet, la carga del dispositivo que se va a utilizar, chequear si el micrófono interno o externo está activado y ajustar la cámara como se indicó en el segmento anterior. Así no demoraremos el inicio de la reunión por no conocer el funcionamiento básico de esa plataforma o aplicación.
- Es importante tener el video y el audio apagados hasta que se esté preparado para conectarse a la reunión. Durante la reunión se aconseja mantener el audio apagado para evitar los sonidos indeseados, dificultando la nitidez del hablante.
- Para intervenir hacer una señal con la mano o enviar un mensaje por el chat. Y cuando el moderador lo autorice activar el micrófono.
- En un curso reciente que estoy tomando online, descubrí otras aplicaciones complementarias muy útiles para este tipo de reuniones. Por ejemplo, entre las varias disponibles sin costo alguno, utilizamos “miro” para organizar ideas con stickers virtuales, donde cada participante iba escribiendo y colocándolos en un pizarrón virtual desde su propia computadora.
Les recomiendo empezar por las herramientas que tiene la plataforma escogida y luego exploren las múltiples operaciones o actividades virtuales que pueden hacer individualmente o en grupos con esas aplicaciones complementarias.
Debo confesarles que estoy absolutamente impresionada sobre el avance tecnológico que se ha desarrollado en los últimos tiempos en este sentido y ahora con las restricciones de la pandemia se ha multiplicado su uso y alcance. Así que anímense, salgan de su zona de confort y prueben estos nuevos “juguetes”. El incremento de las comunicaciones on-line vino para quedarse.
Como siempre, deseándoles lo mejor y mi disposición de contestar cualquier duda o sugerencia acerca de estos artículos a través de mi página web.
Jeannette Díaz
Nota sobre la autora:
Jeannette Díaz es Doctora en Educación de la Universidad de Massachusetts, Amherst, Profesora Titular Jubilada de la Facultad de Arquitectura de la Universidad Central de Venezuela. Durante sus 28 años como docente, Coordinadora Académica y Coordinadora de Investigación disfrutó siendo mentora y coach de estudiantes y profesores apoyándolos en el desarrollo de sus habilidades creativas y progreso en sus carreras docentes. Formalizó esta área de interés cursando estudios y obteniendo la Certificación como Integral Master Coach® de Integral Coaching Canada. Es miembro de la Federación Internacional de Coaches en el nivel Profesional (PCC). Actualmente trabaja como coach, ayudando a profesionales creativos, arquitectos y emprendedores a cerrar la brecha entre sus expectativas y logros alcanzados. Página web de Jeannette Díaz
